Rechnungswerk

E‑Rechnungen schreiben, prüfen und versenden.

Rechnungswerk macht aus jeder Rechnung ein ZUGFeRD-PDF und eine XRechnung, führt vom Angebot bis zur Zahlung durch alle Belege und gibt den Versand erst frei, wenn die Prüfung bestanden ist.

Anmelden E-Rechnung prüfen
  • ZUGFeRD 2.5 und XRechnung 3.0
  • Prüfung nach EN 16931
  • Angebot bis Schlussrechnung
  • Export für DATEV

Vom Angebot bis zur Zahlung – jeder Beleg an seinem Platz

Jede Belegart hat ihre Farbe, ihren eigenen Nummernkreis und weiß, woraus sie entstanden ist. Aus einem angenommenen Angebot wird mit einem Klick der Auftrag, aus dem Auftrag Lieferschein und Rechnung.

  1. Angebot

    Leistungen und Preise, gültig bis zu einem Datum. Angenommen wird es zum Auftrag oder direkt zur Rechnung.

    AN-2026-0001

  2. Auftrag

    Hält fest, was bestellt ist. Die Auftragsbestätigung geht als PDF an den Kunden.

    AU-2026-0001

  3. Lieferschein

    Leistung und Menge ohne Preise, mit Unterschriftszeile. Teillieferungen sind möglich.

    LS-2026-0001

  4. Abschlagsrechnung

    Ein Anteil des Auftragswerts vorab, mit Umsatzsteuer – als E-Rechnung.

    AR-2026-0001

  5. Schlussrechnung

    Die Gesamtleistung abzüglich aller Abschläge. Zu zahlen ist der Restbetrag.

    RE-2026-000001

  6. Zahlung

    Eingang buchen, Teilzahlung oder Skonto – der Auftrag ist abgerechnet.

    bezahlt

MahnungÜberfällige Rechnungen in vier Stufen mahnen – mit Gebühr und Zinsen.

Storno und KorrekturGanz aufheben oder einzelne Mengen mindern – immer mit Bezug auf die Rechnung.

Direkt zur RechnungKein Auftrag nötig: Angebote lassen sich auch sofort berechnen.

Die E-Rechnung kurz erklärt

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten Format nach EN 16931, das Programme ohne Abtippen verarbeiten. In Deutschland sind das die XRechnung (reine XML-Datei) und ZUGFeRD (PDF mit eingebetteter XML). Ein gewöhnliches PDF ist keine E-Rechnung.

  1. Empfangen

    Jedes Unternehmen in Deutschland muss E-Rechnungen von anderen Unternehmen annehmen können.

  2. Ausstellen ab 800.000 € Umsatz

    Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz stellen Rechnungen an andere inländische Unternehmen als E-Rechnung aus.

  3. Ausstellen für alle

    Die Pflicht gilt für alle Unternehmen im inländischen Geschäft zwischen Unternehmen.

Stand Oktober 2026. Allgemeine Information, keine Steuer- oder Rechtsberatung. Mehr dazu: E-Rechnungspflicht, ZUGFeRD oder XRechnung, Pflichtangaben.

Weg einer E-Rechnung Aus einer Rechnung entstehen ein ZUGFeRD-PDF und eine XRechnung. Beide werden geprüft, dann versendet und an die Buchhaltung übergeben. Rechnung ZUGFeRD-PDFBild + XML XRechnungreine XML Prüfung EN 16931 Versand · Zahlung · Buchhaltung

Was Rechnungswerk kann

ZUGFeRD und XRechnung aus einem Guss

Jede ausgestellte Rechnung entsteht als ZUGFeRD-2.5-PDF (PDF/A-3 mit eingebetteter XML) und als XRechnung 3.0. Beide Dateien stammen aus demselben gespeicherten Stand und können nicht voneinander abweichen.

Geprüft, bevor sie rausgeht

XML-Schema, Rechenregeln und Pflichtangaben der EN 16931 und der XRechnung sowie die Einbettung im PDF werden sofort geprüft. Versendet wird erst danach.

Unveränderlich nach dem Ausstellen

Mit dem Ausstellen wird die Nummer vergeben und der Inhalt eingefroren – die Datenbank verweigert jede spätere Änderung. Korrigiert wird per Storno oder Rechnungskorrektur.

Angebot, Auftrag, Lieferschein

Angebote werden mit einem Klick zum Auftrag mit Auftragsbestätigung. Lieferscheine ohne Preise, auch in Teillieferungen, und am Ende die Rechnung – alles miteinander verknüpft.

Abschlag und Schlussrechnung

Abschlagsrechnungen als Anteil oder Betrag des Auftrags. Die Schlussrechnung zieht sie mit Entgelt und Umsatzsteuer ab und zeigt den Restbetrag – auch in der E-Rechnung.

Storno und Rechnungskorrektur

Eine Stornorechnung hebt eine Rechnung ganz auf. Eine Rechnungskorrektur mindert einzelne Mengen oder Beträge; die ursprüngliche Rechnung bleibt bestehen.

Zahlungen und offene Posten

Zahlungseingänge je Rechnung, Teilzahlungen, Skonto und eine Übersicht der offenen und überfälligen Posten. Mahngebühren und Zinsen werden getrennt geführt.

Mahnung in vier Stufen

Von der Zahlungserinnerung bis zur letzten Mahnung – mit Gebühr, Verzugszinsen und neuer Frist. Wiederkehrende Rechnungen entstehen zum Stichtag von selbst.

Nummernkreise nach Wunsch

Eigenes Präfix für jede Belegart, eigenes Nummernmuster und eine frei gesetzte Startnummer – etwa beim Umstieg aus einem anderen Programm.

Export für die Buchhaltung

DATEV-Format (Buchungsstapel und Debitoren), DATEV XML mit Belegbild sowie CSV-Listen für Lexware, sevdesk und Sage – für einen frei gewählten Zeitraum.

Eigenes Erscheinungsbild

Logo, Firmenfarbe, Schrift und drei Layouts, Spaltenauswahl, Zusatzfelder je Position und Textbausteine, die nur unter bestimmten Bedingungen erscheinen.

Team, Steuerbüro, Schnittstelle

Rollen mit getrennten Rechten, ein eigener Zugang für das Steuerbüro, eine REST-API mit Schlüsseln und ein Protokoll, das sich weder ändern noch löschen lässt.

Alle Funktionen mit Beispielen

Geprüft in vier Ebenen, bevor sie rausgeht

  1. XML-SchemaAufbau beider Formate gegen die offiziellen Schemas
  2. EN 16931Rechenregeln und Pflichtangaben der europäischen Norm
  3. XRechnungZusätzliche deutsche Regeln, etwa Leitweg-ID und Kontakt
  4. PDF/A-3Archivformat und eingebettete XML im ZUGFeRD-PDF
Versand freigegeben

Jede ausgestellte Rechnung durchläuft sofort die eingebaute Prüfung – zusammen weit über hundert Einzelregeln. Das Ergebnis steht an der Rechnung, mit Regelkennung und verständlichem Hinweis.

Erst wenn alles bestanden ist, lässt sich die E-Mail senden. Für die Referenzprüfung kann zusätzlich der KoSIT-Validator angebunden werden.

Von der Position bis zum Zahlungseingang

  1. Entwurf schreiben

    Kunde wählen, Positionen erfassen, Summen sofort sehen. Entwürfe lassen sich beliebig ändern oder verwerfen.

  2. Verbindlich ausstellen

    Rechnungsnummer wird vergeben, PDF und XML werden erzeugt, der Inhalt ist ab jetzt fest.

  3. Prüfen lassen

    Schema, Geschäftsregeln und PDF/A-3 werden kontrolliert. Das Ergebnis steht an der Rechnung.

  4. Versenden

    E-Mail mit ZUGFeRD-PDF und XRechnung prüfen, bestätigen, senden.

  5. Zahlung buchen

    Eingänge erfassen. Offen, teilbezahlt, bezahlt oder überfällig ist jederzeit sichtbar.

Fremde E-Rechnung prüfen und lesen

Eine XRechnung oder ein ZUGFeRD-PDF erhalten? Datei hochladen, Fehler sehen und den Inhalt als lesbare Rechnung anzeigen – ohne Anmeldung, die Datei wird nicht gespeichert.

E-Rechnung prüfen

Ein Klick in die Buchhaltung

Exportziele Rechnungswerk übergibt Rechnungen und Zahlungen an DATEV, Lexware, sevdesk, Sage und als CSV. Rechnungs-werk DATEV EXTF DATEV XML Lexware sevdesk Sage CSV-Listen

Für einen frei gewählten Zeitraum, mit Kontenrahmen SKR 03 oder SKR 04 und Ihren Erlöskonten.

  • DATEV-FormatBuchungsstapel und Debitorenstamm, optional mit Zahlungen
  • DATEV XMLBelege mit eingebettetem PDF für die Belegverwaltung
  • Lexware, sevdesk, SageCSV in der Form, die die Programme beim Import erwarten
  • ListenKunden und Zahlungseingänge als CSV

Wofür es gebaut ist – und wofür nicht

Abgedeckt

  • Rechnungen an Kunden in Deutschland, in Euro
  • Regelbesteuerung mit 19 % und 7 %, steuerfreie Umsätze, Kleinunternehmer nach § 19 UStG
  • Angebote, Aufträge, Lieferscheine, wiederkehrende Rechnungen
  • Abschlags- und Schlussrechnungen, Skonto
  • Stornorechnung und teilweise Rechnungskorrektur
  • Mahnungen in vier Stufen mit Gebühr und Zinsen
  • Rechnungen an Behörden mit Leitweg-ID
  • Export für DATEV (EXTF, XML), Lexware, sevdesk und Sage
  • Fremde E-Rechnungen (XRechnung, ZUGFeRD) prüfen und lesen

Derzeit nicht enthalten

  • Reverse Charge, Kunden im Ausland, Fremdwährungen
  • Empfang und Verbuchung eingehender E-Rechnungen
  • Buchhaltung, Eingangsrechnungen, Umsatzsteuer-Voranmeldung
  • Abgleich mit dem Bankkonto

Wer im Team was darf

Niemand kann sich selbst registrieren. Der Betreiber richtet Ihre Firma mit einem ersten Administrator ein; weitere Kolleginnen und Kollegen legen Sie danach selbst an – jede und jeder mit der passenden Rolle.

RolleBelege schreibenAusstellen, stornierenE-Mails sendenZahlungen buchenMahnenExportVerwaltung
Administratoralles in der eigenen Firma
Steuerbürowie Administrator, dazu die eigenen Mandanten
Mitarbeiter
Büroohne Zahlungsbuchung
BuchhaltungZahlungen, Mahnungen, Export
Nur Lesensehen und herunterladen

Häufige Fragen zur E-Rechnung

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format nach der europäischen Norm EN 16931, das Programme automatisch verarbeiten können. In Deutschland sind das vor allem die XRechnung (reine XML-Datei) und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 (PDF mit eingebetteter XML). Ein gewöhnliches PDF oder ein Scan ist keine E-Rechnung.

Ab wann müssen Unternehmen E-Rechnungen ausstellen?

Empfangen müssen alle inländischen Unternehmen seit dem 1. Januar 2025. Ausstellen müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz ab dem 1. Januar 2027, alle übrigen ab dem 1. Januar 2028. Die Pflicht betrifft Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen. Ausgenommen sind unter anderem Kleinbetragsrechnungen bis 250 € und Fahrausweise.

Was ist der Unterschied zwischen ZUGFeRD und XRechnung?

Die XRechnung ist eine reine XML-Datei ohne Bild; sie ist der Standard für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber. ZUGFeRD verbindet ein lesbares PDF mit derselben Rechnung als eingebetteter XML – Menschen lesen das PDF, Programme die XML. Rechnungswerk erzeugt zu jeder Rechnung beides aus demselben Stand.

Gilt die Pflicht auch für Kleinunternehmer?

Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen keine E-Rechnungen ausstellen, aber E-Rechnungen empfangen können. Rechnungswerk hat dafür einen eigenen Modus: Rechnungen ohne Umsatzsteuer mit dem Hinweis auf § 19 UStG.

Sind auch Abschlags- und Schlussrechnungen E-Rechnungen?

Ja. Abschlagsrechnungen entstehen aus einem Auftrag als Anteil oder Betrag; die Schlussrechnung zieht sie mit Entgelt und Umsatzsteuer ab und verweist in der E-Rechnung auf die vorherigen Rechnungen. Auch Stornorechnungen und Rechnungskorrekturen werden als E-Rechnung erzeugt.

Kann ich eine erhaltene E-Rechnung kostenlos prüfen und lesen?

Ja. Unter „E-Rechnung prüfen“ laden Sie eine XRechnung oder ein ZUGFeRD-PDF hoch, sehen Fehler mit Regelkennung und den Inhalt als lesbare Rechnung – ohne Anmeldung. Die Datei wird nicht gespeichert.

Lassen sich die Rechnungen an die Buchhaltung übergeben?

Ja. Der Export liefert für einen frei gewählten Zeitraum DATEV-Buchungsstapel und Debitorenstamm (EXTF), DATEV XML mit Belegbild sowie CSV-Dateien für Lexware, sevdesk und Sage. Ein Steuerbüro kann zudem einen eigenen Zugang zu seinen Mandanten erhalten.

Wie bekomme ich einen Zugang?

Eine Selbstregistrierung gibt es nicht. Der Betreiber richtet Ihre Firma mit einem ersten Administrator ein. Weitere Benutzer Ihrer Firma legen Sie danach selbst an.

Sind die Daten meiner Firma von anderen getrennt?

Ja. Jede Firma arbeitet in einem eigenen Datenbereich mit eigener Datenbank und eigenen Dateien. Ausgestellte Rechnungen lassen sich weder ändern noch löschen, und jede Änderung im System wird protokolliert.

Mehr Wissen zur E-Rechnung

Zugang über den Betreiber

Jede Firma arbeitet in einem eigenen, abgeschlossenen Datenbereich mit eigener Datenbank und eigenen Dateien.

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